弁護士大窪のコラム

2020.08.28更新

 3年ほど前に当ブログにて弁護士業務上の工夫としてクラウド上のタスク管理サービスの利用について紹介させていただきました。

弁護士業務上の工夫(タスク管理について)

 タスク管理については、弁護士によって流儀があり、アナログ派(手帳に書き込みをおこなって管理する)もいれば、私のようなデジタル派もいます。いずれのやり方でも自分にあったやり方があると思いますが、これからタスク管理を始めるという方にはデジタルによる管理を進めています。アナログでの管理では、そのタスクが書かれた紙や手帳を見失うとやることが分からなくなってしまうという重大な欠点があるからです。デジタルでは紛失することはあり得ません。

 もっとも、デジタルの管理の弱点として、私用しているサービスが終了してしまうという点があります。先のブログ記事で紹介したサービス「wunderlist」は、運営会社がサービスについてマイクロソフトに譲渡し、その後サービス自体も終了してしまいました。マイクロソフトとしては自社のtodoサービスを利用してもらいたいためwunderlistのデータが流用できるようにしていましたが、私はマイクロソフトのサービスは使っていません。

 私はwunderlistの後、別のサービス「todoist」を利用しています。このサービスではwunderlistでできたことはほぼできますし、グーグルカレンダーとの連携も非常に優秀ですので、タスクをやる日時を指定して調整することができます。タスクは入れっぱなしではなく、いつどこでやるかを決めるのが非常に重要ですので、カレンダーとの連携は大変ありがたいです。

 今後もタスク管理については本ブログにて紹介していきたいと思います。

投稿者: 弁護士大窪和久

2020.08.19更新

このブログを作成する前に各所で書いていた投稿記事についてこちらで過去記事の形で再掲載させていただきました。

過去の記事を読んでみると、今では事情がかわっていることもあったり、相変わらず問題が残っている点もあったりと、改めて色々な発見がありました。

今後は改めてこちらのブログを中心に弁護士の業務に関する情報を発信し続けていこうと思います。引き続きよろしくお願いいたします。

 

投稿者: 弁護士大窪和久

2017.09.08更新

 弁護士の能力の高低にかかわらず、弁護士のデスクはおうおうにして書類の山になって片付いていないことが多いです。
 

 私も例外ではなく、以前は机の上に書類の山ができあがっており、片付いているとは全く言えない状態でした。
 

 事務所の机を片付けるためには、どうしてもこの書類の山をなんとかしないとどうにもなりません。
 

 以前ロシアで法律事務所を訪れたことが何回かあるのですが、例外なく弁護士事務所の机の上が片付いていました。そもそも机の上にも棚にも書類が殆ど無い状態です。
 

 ロシアでは法廷に出す書面の電子提出が認められていることや、法律に関する情報を書籍ではなくデータベースで得ていること(法改正が多く書籍では対応できないとのことです)から、書類や書籍を保管する必要が日本に比べて非常に少なくなっています。そのため法律事務所でも書類の山に苦しむことがなくなっています。
 

 結局、法律事務所の机が片付かない問題の解決方法は紙を排除することしかないと思います。
 

 日本では裁判所や法テラス等には紙の書面で提出しなければならなかったり、法律書籍が紙でしか出版されない(データベースサービスもほとんどない)ことから、ロシアと同じというわけにはいきません。ただ、書類の絶対量を減らす努力をしなければ、なかなか書類の山を駆逐することはできないと思います。 
 

 私は従前にあった書類については大幅に整理しました。新しく舞い込んでくる書類については、いらないものは即座に処分し、情報の保存が必要な物は電子化して処分しています。その結果まだ机の上に書類を置いて保存するということはしていません。これを維持し続けていくことが今後の課題です。

投稿者: 弁護士大窪和久

2017.09.05更新

 弁護士業務をやっていると、多数の事件を受任してかつそれを同時進行していくことになります。当然のことながら、事件ごとにやらなければいけないタスクが増殖し、それに追われていくことになります。まずいのは多数のタスクに追われる余り、やらなければいけないタスクに漏れが生じ、そのことに気づかないままになってしまうことです。そうなると最悪弁護過誤ということにもなりかねません。


 このタスク管理について、昔は紙や手帳に書きだして、終わったものについては横線で消していくという極めてアナログなやり方をしていました。しかしこのやり方だと、そのタスクが書かれた紙や手帳を見失うとやることが分からなくなってしまうという重大な欠点があります(私は幸いにもタスクを紛失してしまうことはありませんでしたが…)。また、タスクについては自分しかみることができないため、ほかの弁護士や事務職員ともタスクをしなければいけないという認識を共有することができないという欠点もあります。

 こうした欠点を解消するため、前事務所および今の事務所では、事件管理ソフト「護」をつかったタスク管理をしています。このソフトだと「作業管理」画面で事務所全員のタスクをみることができ、自分だけではなく事務職員や他の弁護士のタスクの進捗を確認することができます。

 ただし、この事件管理ソフトの弱点として、事務所を離れた後この作業管理をみることができないという点があります(「護」は安全性の面から基本事務所のサーバーでのデータ管理をしているので、これはやむを得ないのかもしれませんが)。事務所を離れることの多い弁護士としては、この「作業管理」だけでタスク管理をするのは心もとないと言わざるを得ません。

 そこでクラウド上でのタスク管理のサービスも併用して使っています。長くtoodledoというサービスを使っていましたが、今はwunderlistというサービスに変えました。toodledoはスマホやPCといったプラットフォームを問わずタスクを確認できるという便利なサービスなのですが、wunderlistは終了したタスクを無料で保存できること(toodledoは有料プランに入らないと終了したタスクが一定期間で消えます)と、複数人のユーザーでタスクを共有できるという大きなメリットがあるため、乗り換えました。有料プランもありますが、普通に使う分なら無料でも十分ですので興味を持たれた方はぜひお試しください。

投稿者: 弁護士大窪和久

2017.09.04更新

 刑事弁護、特に被疑者の方が逮捕勾留されている事件については、時間的制約があるので、事件の段取りについてよくよく考えていかないといけないと思います。

 接見をいつ行うであるとか、準抗告や勾留理由開示をどのタイミングで行うとか、意見書をまとめるための調査とか、被害者の方との示談等々、ちゃんと方針を立てた上自分の予定のスケジュールを組んでいかなければなりません。自分も被疑者段階で事件を受けた場合には、あらかじめ処分が決まる可能性がある日を見据えて、その日までの間に接見する日・時間などを予定表に組み込みます。
 

 地方の弁護士過疎地域に日弁連や法テラスが事務所を設立しているのは、民事事件の需要に応えるという意味もありますが、刑事事件(特に被疑者段階)について時間的制約がある中弁護士が接見等多くのことをしなければならないということがあるので、それに対応出来る地元の弁護士をおくという意味が大きいです。かつて被疑者国選が導入される前には、弁護士が偏在している状況では制度を導入することは難しいなどということも言われたものですが、今は弁護士過疎地域にいる弁護士の頑張りもあり制度が成り立っています。
 

 刑事事件における迅速な対応はどこであれ必要なことでありますので、今後も頑張っていこうと思います。

投稿者: 弁護士大窪和久

2017.09.01更新

ブログをつくってそのままになっていましたので、自己紹介の方を掲載いたします。

 私は北海道紋別で3年間、鹿児島県奄美で3年間、北海道名寄で5年間仕事をしてきました。いずれも弁護士過疎地域(裁判所支部の管内に弁護士がゼロか一人しかいない、あるいは人口に比べて弁護士がこれに準じるほど少ない地域)であり、弁護士過疎を解消するために公設事務所や法テラスの4号事務所が設置されています。

 そもそも「なぜ弁護士過疎地域で合計11年も仕事をしてきたのか?」ということも聞かれます。私は弁護士になった当初より、弁護士の仕事が最も求められる場所で働きたいという志をもっており、その場所が弁護士過疎地域であると考えたので、これまであえて弁護士過疎地域で働いてきました。また、名寄では、弁護士という仕事だけではなく、人口減に悩む地域のまちづくりにも積極的に関わっていきました。

 11年間弁護士過疎地域で仕事を続ける中で、状況が変わったことがありました。それはかつては弁護士過疎地域を志望するひとは限られていたのですが、公設事務所や法テラスの4号事務所が整備されたこと、司法改革により若手弁護士が急増したこと、若手弁護士を養成して送り出す弁護士事務所が増えたことにより、弁護士過疎地域で仕事をする弁護士が格段に増えたということです。

 私が紋別の公設事務所にいたころは後任の手が挙がらず非常に難儀したものですが、いまでは旭川地裁管内の公設事務所は複数の応募がでてくることが通例となっています。また、公設や4号という形ではなく、弁護士法人の支店や個人事務所の設立という形で弁護士が定着する形もとられるようになりました。

 弁護士が弁護士過疎地域と呼ばれていた地方にいくようになったのは、賛否分かれる司法改革のなかでも大きなプラスの面であることは間違いないと思います。ただ、弁護士過疎地域に単に弁護士がいけばいいというものではなく、どのような弁護士がいくかという質の問題が問われています。弁護士過疎地域では地域の方に弁護士を選ぶ機会が限られているため、おかしな弁護士が弁護士過疎地域にいったばあい、そのもたらす弊害は甚大です。そうならないためにも、地方に行く弁護士を養成する事務所の役割がより重要になってきていると思いました。

 私が戻ってきた桜丘法律事務所は、地方にいく弁護士を養成するパイオニアで、今まで数多くの弁護士を公設事務所や法テラスの4号事務所に派遣しています。また、地方におかしな弁護士を派遣してはならないということを事務所の弁護士が十分理解し、刑事事件民事事件に限らずしっかりとした教育をおこなってきています。私も40歳を超えており、現場での11年間の経験を後に続く若手に伝えることが求められていると考え、東京に戻ってきた次第です。

  東京に戻ってきてから1年と数か月経過しており、東京に来てから事務所で育成している弁護士もそろそろ派遣先がきまるころとなりました。派遣弁護士に対して引き続きサポートできればと思っております。

投稿者: 弁護士大窪和久

2017.06.07更新

弁護士の大窪です。

この度新しく自分のホームページ及びブログを作成いたしました。

従前よりツイッターやフェイスブックといったSNS等でも情報発信は行っておりますが、今後はこちらも使っていきたいと思います。

引き続きよろしくお願いいたします。

投稿者: 弁護士大窪和久

2016.03.10更新

 弁護士は一般的に多数の事件を抱えており,その多くの事件を同時に進めていかなければなりません。その事件管理をどのように行うかについては,事務所ごとに様々な工夫をしていると思います。

 私は事務所を自分で経営した公設事務所も含めて何度も事務所をかわっていますが,事件管理のやり方は変えていきました。

 公設事務所を自分で経営していたときには,エクセルをつかって事件管理をしていました。公設事務所の場合事件数と相談数を支援委員会に報告する必要もあるため,事件全体が分かるようにする必要もあったためです。エクセルによる事件のデータベース化はそれほど難しくありませんし,今も事件を一覧するためにエクセルで事件全体のデータはつくっています。

 ただ,エクセルによる表だけみていればリアルタイムで動いている事件の進捗が全て把握できるというものではなく,結局紙のファイルでまとめている情報をみて事件の内容を把握するということになりました。終了している事件の問い合わせがきても,エクセルの情報だけでは回答できないので倉庫から終了事件の紙のファイルを持ち出すということもしていました。

 エクセルだけではなく,あわせて顧客管理ソフトを使ったり債務整理専用ソフトを使って事件管理を行うこともしてきましたが,事件全体が分かる形で管理するということはできず,結局紙のファイルを参照することが多かったです。

 前の事務所である道北法律事務所と今の事務所である桜丘法律事務所は事件管理システムとして弁護士事件管理専用ソフト「護」をつかっています。

 http://www.legal.co.jp/products/mamoru/mamoru.htm

 私が使った中では,この事件管理専用ソフトを使うのが一番事件管理の効率が良いと思いました。このソフトの良いところは,個別の事件の管理だけではなく,各弁護士と事務局の間でスケジュール管理,連絡,todo管理,依頼者からの電話連絡,事件毎の経理関係が共有できることです。道北法律事務所の旭川事務所と名寄事務所は場所的遠隔があるのですが,システムを共有しているため旭川で行っている事件もリアルタイムで名寄で把握することもできました。進行中の事件や終了した事件について確認するため紙のファイルを参照するということも圧倒的に少なくなりました。また,入力したスケジュールについては事務所外でもクラウドサービスを使ってスマートフォンで確認できるため,非常にいいと思います。

 ただし,今回事務所を移転する際に事件管理で問題となったのが,この事件管理ソフトの関係です。同じソフトを使っているのでそれほど問題はないようにも思われたのですが,この「護」はそもそも事件のデータを弁護士が移転の際に持ち出すということを想定しておらず,各事件のファイルについては一つ一つ手作業でコピーアンドペーストしなければなりませんでした(フォルダを纏めてコピーすることができないため)。

 弁護士は私に限らず事務所を移ることが多いのですが,そのたびに手作業でデータを一つずつ移すというのも難儀なので,ここは改善してもらいたいと思います。この点がクリアできればよりお勧めできるのですが。

投稿者: 弁護士大窪和久

2016.03.09更新

 私は合計6年間の間,公設事務所で所長弁護士をしてきました。公設事務所というのは,弁護士が足りない地域(例えば,裁判所の支部があるにも関わらずその管轄内に弁護士が一人もいないか一人しかいない地域)に,日弁連等が支援してつくられた法律事務所のことです。

 先月(平成28年2月)まで業務を行っていた北海道の名寄市(「なよろ」と読みます)にも私がいた道北法律事務所の他に,名寄ひまわり基金法律事務所という公設事務所が設立されています。公設事務所の特長として所長弁護士が3年ほどで交替するという点が有りますが,名寄の公設事務所もこの夏に弁護士が交替することとなっています。

 この公設事務所の後任者は,公募で選ばれます。応募してきた弁護士を,公設事務所の支援委員会(日弁連や地元の弁護士会などから委員が選ばれ,公設事務所を支援することを目的にされた組織です)のメンバーがみたうえで選任されることになります。

 私が公設事務所の所長をしていたのは5年前のことですが,その当時に比べると公設事務所の応募者は大幅に増えたと思います。私がいた旭川地裁管轄の公設事務所では,以前なら応募自体全くないということもありましたが(私がいた紋別でも私の後任の応募が公募後しばらくありませんでした),今では応募者が必ず複数でてくるようになりました。その原因としては弁護士の数そのものが大幅に増えたということもあるでしょうが,公設事務所に派遣する弁護士を養成する事務所が増えたということもあると思います。

 応募者が複数ということになると,当然ではありますが支援委員会の方で一人だけ選ぶということになります。どのような基準で選ぶかについては支援委員会のメンバー次第ということになりますが,最低限言えるのは「任期中問題を起こさない人」を選ぶということです。

 公設事務所は看板は「公設」とついていますが実態としては純然たる個人事務所であり,国や地方自治体が業務を監督することはありません。また日弁連や弁護士会も他の法律事務所に対して業務を直接監督することができないのと同じく,公設事務所の業務に対して直接監督することはできません。上記の支援委員会も公設事務所を「支援」することが目的であって,弁護士の業務を監督する権限があるわけでもありません。

 仮に派遣された公設事務所の所長の業務について問題があっても,支援委員会等が監督して業務を是正することは困難です。また公設事務所がある地域は他に弁護士がいないか少ないので,地元の人が公設事務所について悪い噂をきいたとしても,他の弁護士を選ぶことが難しいという点もあります。結果任期中に所長弁護士が問題のある業務を続けて地元の人に不利益を与え,事務所を「支援」した日弁連や弁護士会の評判も落ちるということになりかねません。

 支援委員会も上記のような問題が起こりうるということは十二分に理解しているはずなので,まずは「任期中に問題を起こさない人」を選ぶことになります。応募した弁護士が多少事務処理能力が高かったり,弁護士としてのキャリアがあったとしても,支援委員会の方では保守的な判断をして別の弁護士を選定するということは十分あると思います。

投稿者: 弁護士大窪和久

2016.03.08更新

 今年の3月に北海道から東京に業務場所を移りました。

 弁護士が事務所をかわるのはそんなに珍しいことでもないのですが,そのたびにいろいろ問題になることがあります。

 まず問題になるのが事件記録の保管場所をどうするか,です。

 弁護士が事件を行う際には必ず事件の記録を作成し,その中に訴訟でつかった主張書面などもいれていきます。その事件記録が事件を行っていけば行っていくほど,当然増えていくことになります。

 この事件記録をいつまで保管しておくかについては事務所によって様々ですが,事件の問い合わせ等は忘れた頃にやってくることもあるため,なかなか直ぐに捨てるということにはできないものです。ベテランの先生では,事件記録については十数年にわたり保管し続けているということもあるようです。

 事務所移転の際に事件記録が残っている場合には当然その事件記録をもっていかなければいけないことになります。ただ事件記録が多くなれば事務所におくということはできず,別途事件記録の保管場所を考えなければならないことになります。

 今の事務所も記録の保管を事務所内だけで行うことはできず,別途終了した事件記録を他の場所にて保管していました。名寄の事務所でも自分の終了事件記録については事務所以外に場所を借りて保管していました。

 この保管に関するコストも馬鹿にならないです。終了事件記録をPDF化して内容がわかるようにできないかとも考えましたが,PDF化にもコストがかかります。終了した事件の事件記録のホチキスを外して,機械にかけるのも相当な手間と時間がかかるからです。

 日本の裁判所は主張書面の提出を電子メールでは認めないため,どうしても紙の記録が増えていくのは避けられません。移動することを考えると少しでも紙の記録を減らしていくべきですが,どのようにするかはまだ試行錯誤しています。

投稿者: 弁護士大窪和久

弁護士大窪のコラム 桜丘法律事務所

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この両者は全く異なりますので、別物としてお考えください。
法律相談で得た知識を元に、ご自分で進めてみても良いでしょう。

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